Tisztán vállalkozni · 6/6
Hogyan kezeljem etikusan az érdeklődők adatait?
Egy név és telefonszám is személyes adat. Az emberközpontú kapcsolati rendszer nem attól jó, hogy mindent megjegyez, hanem attól, hogy kevés adatot, világos céllal, biztonságosan és az érintett jogait tiszteletben tartva kezel.
A rövid válasz
Előre mondd meg, miért kéred az adatot; csak a szükséges minimumot rögzítsd; legyen megfelelő jogalapod; védd az adatot; rendszeresen töröld, ami már nem kell; és közvetlen marketing elleni tiltakozás után állítsd le az ilyen célú adatkezelést.
A hat alapelv hétköznapi nyelven
Világos cél
Ne gyűjts adatot „hátha jó lesz”. Mondd meg, mire használod.
Minimum
Egy beszélgetés egyeztetéséhez általában nem kell születési dátum, diagnózis vagy családi részlet.
Pontosság
Ne tarts meg félreértett vagy elavult információt.
Rövid megőrzés
Legyen felülvizsgálati időpont; amihez már nincs cél, azt töröld.
Biztonság
Jelszó, kétlépcsős azonosítás, korlátozott hozzáférés és mentés.
Elszámoltathatóság
Tudd megmutatni, milyen elv szerint kezeled az adatokat és a kérelmeket.
Mit rögzíts egy egyszerű kapcsolati rendszerben?
- név vagy azonosítható megnevezés;
- az illető által választott elérhetőség;
- az érdeklődés általános iránya: egészség, üzlet vagy tájékozódás;
- az utolsó kapcsolat dátuma;
- a kifejezetten egyeztetett következő lépés és időpont;
- tiltakozás vagy lezárás ténye.
Ne rögzíts diagnózist, leletet, gyógyszerlistát, pénzügyi nehézséget vagy érzékeny magánéleti részletet egy hétköznapi üzleti CRM-ben. Az egészségügyi adat különleges adat, kezelése szigorúbb feltételekhez kötött.
Ajánlásból kapott név nem automatikus engedély
Ha valaki ismerőst ajánl, a legbiztonságosabb emberi folyamat az, hogy az ajánló először maga kér engedélyt, és csak ezután hoz létre közös bemutatást. Egy harmadik féltől kapott telefonszám nem jelent szabad felhasználást ismételt marketingre.
Egyszerű mondatok adatkezelési helyzetekre
- „Az e-mail-címedet kizárólag a kért útmutató és az egyeztetett válasz elküldésére használom.”
- „Szeretnéd, hogy később egyszer jelentkezzek, vagy itt zárjuk le?”
- „Rendben, további üzleti üzenetet nem küldök.”
- „Kérésedre megmutatom, javítom vagy törlöm a rólad kezelt adatot.”
- „Egészségügyi részletet nem rögzítek; ezt beszéld meg megfelelő szakemberrel.”
Havi tízperces adatvédelmi rutin
- Nézd át a lezárt és válasz nélkül maradt kapcsolatokat.
- Töröld a cél nélkülivé vált jegyzeteket.
- Ellenőrizd a tiltakozásokat és a megőrzési döntéseket.
- Frissítsd a pontatlan elérhetőséget.
- Nézd meg, ki fér hozzá a rendszerhez.
- Ellenőrizd a jelszót, a kétlépcsős azonosítást és a mentést.
A gyakorlati rendszer kialakításához olvasd el az emberközpontú CRM és az engedélyalapú utánkövetés útmutatóját.
12 kérdés adat rögzítése előtt
- Mi a pontos cél?
- Mi a jogalap?
- Tájékoztattam az érintettet?
- Valóban szükséges ez a mező?
- Érzékeny adatot tartalmaz?
- Meddig őrzöm?
- Ki fér hozzá?
- Hogyan javítható?
- Hogyan törölhető?
- Hogyan jelölöm a tiltakozást?
- Biztonságos a rendszer?
- Meg tudom indokolni a kezelést?